POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL GAIATREND

Soucieux de la protection de votre vie privée, le groupe Gaïatrend attache beaucoup d’importance à la confidentialité des données personnelles que vous nous transmettez.

Nous souhaitons vous expliquer par la présente politique de protection des données personnelles (ci-après « Politique »), la nature des données personnelles que nous collectons, la manière dont nous les traitons, les mesures que nous prenons pour assurer leur sécurité et la nature de vos droits.

Notre Politique est susceptible d’être mise à jour à tout moment par nos soins et ces modifications prendront effet immédiatement. Nous vous invitons ainsi à vous y référer régulièrement afin de prendre connaissance de sa dernière version disponible.

En utilisant notre site internet www.gaiatrend.fr (ci-après nommé « Site »), vous déclarez accepter les termes de la présente Politique et consentez à ce que nous collections, utilisions et divulguions vos données personnelles conformément à notre politique de traitement des données. Cette Politique s’applique à toutes les données personnelles que vous nous fournissez directement ou indirectement. En cas de désaccord avec les termes de la Politique, nous vous invitons à ne pas utiliser notre site.

Pour tout renseignement, vous pouvez nous contacter le DPO Gaiatrend à

rgpd@gaiatrend.fr

Selon l’article 2 de la loi informatique et libertés, une donnée personnelle se caractérise par quatre éléments :

• Toute information
• Relative à une personne physique
• Identifiée ou qui peut être identifiée directement ou indirectement
• Par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

Qui collecte vos données à caractère personnel ?

La société GAIATREND
Société à responsabilité limitée au capital social de 240 000 euros
Immatriculée au R.C.S. SARREGUEMINES sous le numéro 504 762 022
Siège social : 10, route de Strasbourg à 57410 ROHRBACH-LES-BITCHE
Numéro de TVA intracommunautaire : FR66 504 762 022
Directeur de la publication : Marie-Danielle MARTZEL
Téléphone : +33 (0) 387 022 616 (numéro non surtaxé)
Télécopie : +33 (0) 387 097 948
Email : contact@gaiatrend.fr

Quelle est notre Politique concernant les données à caractère personnel des mineurs ?

Dans le contexte de la TPD (directive sur les produits du tabac) Notre Site est uniquement destiné aux personnes majeures.
Nous ne collectons, ni traitons en connaissance de cause des données personnelles relatives à des mineurs.

A quel moment collectons-nous vos données ?

Nous collectons directement ou indirectement par l’intermédiaire de nos prestataires, des données personnelles auprès de vous dans les cas suivants :

• Vous naviguez sur notre Site ou utiliser nos Services sur notre Site.
• Lors de votre candidature dans la rubrique ressources humaines.
• Vous nous contactez par l’intermédiaire de différents canaux dont notamment les formulaires de contact, par voie postale ou par téléphone

Nous nous engageons à collecter vos données personnelles que lorsque cela est strictement nécessaire et légal et à ne collecter que le minimum d’informations personnelles nécessaires aux fins couvertes par cette Politique.

Dans l’hypothèse où nous aurions besoin d’utiliser vos données personnelles à des fins non couvertes par la présente Politique, un consentement supplémentaire vous sera demandé. Un tel consentement n’est pas obligatoire mais sera parfois nécessaire pour que nous puissions être en mesure de répondre à vos besoins/demandes.

Veuillez noter, cependant, que votre consentement ne sera pas nécessaire si le traitement que nous faisons de vos données personnelles est justifié par une raison légitime (exemple : traitement de votre commande), à condition que cette utilisation n’ait pas d’effet préjudiciable sur vos propres droits et intérêts

Nous pouvons recueillir des informations personnelles à votre sujet auprès de différentes sources, notamment :

• Les données personnelles collectées directement, communiquées volontairement par vos soins, notamment par l’intermédiaire de formulaires de collectes. (exemple : lors de prise de contact via le formulaire)
• Les données personnelles collectées indirectement, automatiquement ou avec votre consentement exprès lors de l’utilisation de notre Site (ex : adresse ip);
• Les données personnelles que vous choisissez de partager lors de l’utilisation de sites de tiers, que nous avons recueillies auprès d’autres sources ;

Quelles données personnelles collectons-nous et pour quelles finalités ?

Dans cette Politique, « vos données personnelles » désignent des informations ou des éléments d’informations qui permettent de vous identifier directement ou indirectement. Cela inclut généralement des informations telles que votre nom, adresse, âge, adresse e-mail et numéro de téléphone, mais peut également inclure d’autres informations telles que votre adresse IP, vos habitudes d’achat, des informations sur votre style de vie ou vos préférences.

Même si le détail précis des données personnelles que nous collectons varie en fonction des besoins spécifiques, nous collectons généralement les données ci-dessous. Les traitements que nous mettons en œuvre répondent à une finalité explicite, légitime et déterminée.

Tout traitement de vos données personnelles qui aurait une autre finalité que celles exposées plus bas nécessitera votre consentement s’il n’est pas justifié par un intérêt légitime.

A quel moment ?	Quelles données ?	Quelles finalités
Lors de votre prise de contact avec notre Service Consommateurs	vos nom, adresse électronique, le sujet, votre message.	Permet à notre service consommateurs de répondre à vos questions, commentaires. Mettre à disposition un service client accessible par téléphone ou par e-mail. Gérer les éventuels litiges.
Lors de votre candidature à une offre d’emploi pour le groupe Gaïatrend	vos nom, prénom, adresse électronique, votre message, votre cv, votre lettre de motivation, le poste pour lequel vous postulez. Indirectement par l’intermédiaire de votre cv (identité, adresse, expérience professionnelle, parcours scolaire, hobbies ….)	Permet à notre service des ressources humaines de traiter votre candidature à un poste. Permet à notre service ressources humaines de vous recontacter

Ces données sont collectées loyalement ; aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes et sans qu’elles en soient informées.
Nous nous attachons à minimiser les données collectées, à les tenir exactes et à jour en facilitant les droits des personnes concernées.

Durée de conservation des données.

Conformément à la législation et réglementation en vigueur, nous ne conservons pas vos données au-delà de la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies ci-dessus.

LE TYPE DE DONNEES	LA DUREE DE CONSERVATION
>Les données personnelles que vous avez complétées/déclarées dans votre profil. >Les données concernant votre navigation, votre utilisation du Site,	Durée de trois (3) ans à compter de votre dernière activité sur le Site
>Les données en relation avec une commande	Durée de trois (3) ans à compter de votre commande
>Les statistiques de mesure d’audience et vos données de fréquentation brutes de notre Site	Durée de treize (13) mois
>Les données prospects/clients	Durée de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du denier contact, ou de la fin de la relation commerciale.
>Les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale	Archivage conformément à la législation en vigueur

Toutefois, afin de satisfaire nos obligations administratives, légales, comptables et fiscales, vos données pourront faire l’objet d’archivage et être conservées au-delà des délais précités, conformément à la législation en vigueur.

Quels sont les destinataires de vos données ?

Nous sommes les uniques destinataires de vos données personnelles et ne les commercialisons pas.

En revanche, dans la mesure où cela s’avère nécessaire, nous pouvons communiquer vos données personnelles à des destinataires habilités et déterminés, à savoir à :

• Les employés des sociétés du Groupe Gaïatrend (exemple : service marketing, service ressources humaines …)
• Les fournisseurs de services tiers, tels que les fournisseurs de services d’hébergement de sites Web.
• Les fournisseurs d’outils d’analyse Web tels que Google,
• Les autorités administratives ou judiciaires lorsqu’elles nous demandent de leur divulguer vos informations,

Nous exigeons de ces destinataires qu’ils mettent en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires et appropriées pour assurer la confidentialité et la sécurité optimale de vos données contre toute utilisation abusive et qu’ils ne les utilisent que conformément à nos instructions et à la législation et réglementation en vigueur, notamment par la signature d’un accord de protection des données personnelles.

Politique de transfert hors UE.

Vos données personnelles n’ont pas vocation à être transférées hors de l’union européenne.

PROTECTION DE VOS DONNÉES EN INTERNE

En notre qualité de responsable du traitement, nous prenons toutes les précautions nécessaires pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles en mettant en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques et exigeons de nos partenaires qu’ils en fassent de même.

L’accès à vos données personnelles est limité pour empêcher tous accès non autorisé, toute modification, interférence, perte et/ou abus. Toutefois, malgré nos efforts, nous ne pouvons pas garantir la parfaite sécurité de la transmission ou du stockage de vos données personnelles sur Internet dans la mesure où Internet n’est pas un environnement suffisamment sûr et sécurisé.

Comment exercer vos droits ?

Conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 telle que modifiée, et au Règlement Général pour la Protection des Données n°2016/679 en date du 27 avril 2016, vous disposez :

• D’un droit d’accès à vos données personnelles,
• D’un droit de rectification de vos données personnelles,
• D’un droit d’opposition au traitement de vos données personnelles pour des motifs légitimes,
• D’un droit à l’effacement de vos données personnelles sous réserve de motifs légitimes,
• D’un droit de portabilité de vos données personnelles à compter du 25 mai 2018,
• D’un droit à « la mort numérique », conformément à la loi pour une République du numérique, en nous communiquant des directives relatives à la conservation, à l’effacement et la communication de vos données personnelles après votre décès. Ces directives peuvent être enregistrées auprès d’un « tiers de confiance numérique » certifié par la CNIL.
  A défaut de personne désignée pour assurer l’exécution de ces directives, vos héritiers seront désignés.En l’absence de directives données de votre vivant, vos héritiers auront alors la possibilité d’exercer certains droits, en particulier :
  • le droit d’accès, s’il est nécessaire « pour le règlement de la succession du défunt »,
  • le droit d’opposition pour procéder à la clôture de vos comptes utilisateurs et s’opposer au traitement de leurs données.

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’en faire la demande écrite, signée et accompagnée d’une pièce d’identité auprès du Service Consommateurs

Soit par l’envoi d’un courrier postale à l’adresse suivante :
DPO Société Gaiatrend
Service HQSE
10 route de strasbourg
57410 Rohrbach les Bitche
Soit par e-mail à dpo@gaiatrend.fr

Le droit d’accès est gratuit mais si la personne souhaite une copie des éléments demandés, le responsable de traitement peut exiger le paiement d’une somme qui ne peut excéder le coût de reproduction.

Une réponse vous sera adressée dans un délai d’un (1) mois à compter de la date de réception de votre demande. Nous nous réservons néanmoins la possibilité de ne pas donner suite aux demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique.